En tant que professionnel de l’événementiel, notre expérience et nos connaissances nous permettent de vous conseiller pour éviter quelques pièges. Voici donc 5 astuces à privilégier pour réussir ensemble votre événement lorsque nous travaillons à la mise en oeuvre de votre projet.
1 – Planifier
Le maître mot en événementiel : AN-TI-CI-PA-TION ! Il nous faudra établir ensemble un rétroplanning qui reprendra chacun de vos besoins. C’est une étape cruciale de réussite. Plus votre projet est pensé en amont avec un objectif, une cible, un budget, une date etc… Plus nous serons efficaces pour vous offrir un moment inoubliable qui répond à toutes vos attentes. Pourquoi ? Tout simplement parce que la disponibilité des prestataires (lieu, mobilier, décor, spectacles, animations…) sera plus facilement assurée. Ensuite, parce que vous serez plus serein : l’anticipation limite le stress des préparatifs.
2 – Définir sa cible et son objectif
Définir votre audience, votre cible, est primordial lorsque vous décidez d’organiser un événement : à qui s’adresse t-il? . En effet, en fonction du public visé, le type d’événement sera différent. Par exemple, vous n’allez pas vous adresser de la même manière à vos équipes lors d’un événement corporate interne ou à vos partenaires et clients lors d’un cocktail. Définir un objectif clair à votre projet est très important. Nous pourrons fixer ensemble des indicateurs de réussite afin de vérifier si les objectifs fixés ont été atteints.
3 – Déterminer une date, un horaire et un lieu appropriés
Il est très important de bien choisir la date et l’horaire de votre événement. Par exemple, il est reconnu que pour des événements professionnels, il est préférable de privilégier les mardi et jeudi. Ou encore que lors d’événements internes en entreprise, afin de s’assurer d’un maximum de présence, il convient d’inviter le personnel dès la fin de leur journée de travail afin de leur éviter trop d’allers retours, parfois décourageants.
Le choix du lieu est aussi un point essentiel, en effet, selon le type d’événement que vous souhaitez mettre en oeuvre, les besoins en termes d’espace, de matériel, ou encore d’agencement ne seront pas les mêmes. Par exemple, une conférence requerra un espace suffisamment grand pour les places assises du public, ainsi qu’une scène ou encore des équipements sons spécifiques alors qu’un after work nécessitera un lieu convivial et plus intimiste. Nous travaillons régulièrement dans la région avec des prestataires fiables qui sauront répondre à vos besoins.
4 – Adapter votre budget
Notre spécialité, le sur mesure ! Vous souhaitez nous confier uniquement une partie de votre projet ? C’est possible ! Vous manquez de temps et souhaitez vous consacrer pleinement à vos invités, nous serons votre chef d’orchestre ! Nous répondons à vos attentes au cas par cas, selon l’objectif, le nombre d’invités, les prestations, ce qui vous permettra de maitriser votre budget.
5 – Soigner la technique
La qualité sonore, visuelle ou esthétique participe à l’expérience utilisateur et donc au fait de marquer les esprits de vos convives. Nous travaillons avec des partenaires locaux expérimentés qui sauront répondre à vos attentes.
Pour marquer les esprits, ce sont les détails qui feront la différence et transformeront justement votre événement en expérience ! Que ce soit l’accueil, l’animation, ou encore l’ambiance sonore, il faut surprendre, créer un effet « waouh »! Nous mettons tout notre savoir faire à votre service pour dépasser les attentes de vos convives et créer de l’émotion.
Suivre ces 5 conseils c’est s’assurer d’une organisation optimale et d’une collaboration simplifiée et efficiente avec nos équipes !
Prenez contact avec nous pour l’élaboration de vos projets d’événements.